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山西大学常规事项财务报销操作规范指南

山西大学常规事项财务报销操作规范指南
报销事项 类别 说明
办公费 定义 是指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出,通俗讲是指办公场所使用的低值易耗品。办公用品的类别:纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备的专用消耗品等。
报销凭据 发票、验收单、商品明细单、公务卡支付单、合同
政策依据 山西省财政厅关于《印发2014-2015年度山西省政府集中采购目录及采购限额标准》的通知(晋财购[2013]13号)、《山西省财政厅关于2014年省直预算单位预算执行有关事项的通知》(晋财库[2014]2号)
注意事项 1、购买办公用品开具发票时,单笔超过2000元必须附购物明细清单,明细清单金额应与发票金额一致,并加盖销售单位用章。
2、发票金额超过1000元,需使用公务卡结算或转账支付,原则上具备使用公务卡条件的千元以下支出也应使用公务卡。
3、单次采购、或定点采购超过3万元,需签订采购合同。
4、办公用品属于政府集中采购A09(办公消耗用品及类似物品)目录范围内,按规定不论金额大小,都必须实行政府集中采购,单笔超过5万元需实行集中支付。
印刷费 定义 反映单位的印刷费(排版、复印、印刷))支出。
报销凭据 发票、印刷清单、印刷合同
政策依据 山西省财政厅关于《印发2014-2015年度山西省政府集中采购目录及采购限额标准》的通知(晋财购[2013]13号)、《山西省财政厅关于2014年省直预算单位预算执行有关事项的通知》(晋财库[2014]2号)
注意事项 1、印刷清单上需注明每笔业务发生的时间、印刷内容、经办人签名。
2、单笔3万元以上的印刷项目需提供印刷合同,发票金额超过1000元,需使用公务卡结算或转账支付,原则上具备使用公务卡条件的千元以下支出也应使用公务卡。。
3、印刷费属于部门集中采购C08(印刷和出版服务)目录范围内,按规定不论金额大小,都应实行部门集中采购,单笔超过5万元需实行直接支付。
差旅费 定义 是指单位工作人员或项目合作人员出差的住宿费、旅费、伙食补助费、杂费,干部及大中专学生调遣费,调干家属旅费补助等。
开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、公杂费。
不包括教师外出培训列支的住宿费、车船费、伙食补助费、杂费、租车费等开支。
报销凭据 机票或车票、住宿费发票等凭证、公务卡支付单(住宿费、机票支出等按规定需用公务卡结算)
政策依据 《中央和国家机关差旅费管理办法》山西省《省直机关差旅费管理办法》
注意事项 1、城市间交通费、住宿费在规定标准内凭据报销,民航发展基金、燃油附加费、订票费、退改签费、交通意外保险凭据报销。伙食补助费、公杂费(市内交通费)实行定额包干。补助时间按照出差起始日期(自然天数)计算。未按等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。住宿费、机票款须通过公务卡或银行转账方式支付,不得以现金支付。
2、实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。参加各类会议由会议方提供住宿的,需在会议通知中注明或由会议方出具书面证明。
3、出差的城市间往来交通票据不完整,无法清晰记录出差起始时间的,须提供由单位负责人签署的情况说明,报销时原则上不再享受出差补助。
4、无城市间往来交通票据,只有外地住宿发票的不予报销。
5、出差人员经批准乘坐飞机的,其往返机场乘坐专线客车的费用,凭据报销,不在公杂费定额包干之内;出差人员前往专线客车车站的交通费用,在公杂费定额包干范围之内。
6、已婚教职工探望太原市外父母的探亲旅费不予报销。两地分居探望配偶(间隔一年享受一次探亲假)须提供配偶单位的证明,证明配偶当年未享受两地分居探亲假。单身教职工探望太原市外父母(两年享受一次探亲假)的探亲旅费只报销往来火车费用及到达父母居住地所需乘坐长途客运汽车的费用。
因公出国(境)费用 定义 是指工作人员公务出国(境)的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。
报销凭据 《出国(赴港澳)任务批件》、护照及签证复印件、需要支付国际组织会员费、会议注册费、资料费发票原件、在外住宿、交通等收据(交通是指经批准可以报销的城市间交通)、机票及其发票、相关的会议通知等相关资料
政策依据 1、临时出国人员费用开支按《因公临时出国经费管理办法》的通知(财行[2013]516号)。
2、短期出国(境)(60天以上,不含60天)培训生活费开支标准按国家外国专家局、财政部《关于调整短期出国境培训生活费开支标准和部分国家培训费币种的通知》(外专发[2002]第95号)执行。
3、中长期出国(境)(90天以上,含90天)培训人员费用开支标准参照《财政部和教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知》(财教[2010]286号)执行;公派出国(境)任教连续半年以上生活待遇参照财政部、教育部关于印发《国家公派出国教师生活待遇管理规定》的通知(财教 [2011]194号)标准执行。
4、关于国际客票使用《航空运输电子客票行程单》有关问题的通知(国税发[2012]83号)。
注意事项 1、机票款须通过公务卡、银行转账方式支付,不得以现金支付。
2、出国签证费用、防疫费用、国际会议注册费用等凭有效原始票据据实报销,外文票据应附中文翻译件和银行付款凭据,中文翻译件应由单位负责人审核签字。
3、短期公务出国必须办理因公护照,国外留学、访学等可以使用因私护照。                                        4、公务出国采取出国前预借款,回国后根据实际出国天数核销的办法管理。                                                                                                        
5、国税发[2012]83号规定国际客票将使用《航空运输电子客票行程单》(以下简称《行程单》),公共航空运输企业和航空运输销售代理企业销售国际航空客票时,应当按照规定开具《行程单》作为报销凭证,单位财务部门根据《航空运输电子客票行程单》等有效票据注明的金额予以报销。报销时应提供登机牌。如不能提供发票的,应提供付款证明如银行刷卡记录等。
6、在国外通过代理公司订机票,应要求代理公司出具发票或收据,如无则需要求代理公司出具订票成功确认单,并附登机牌予以报销。

7、单笔超过50000元需实行直接支付。
会议费 定义 是指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地、投影设备租用费等。
会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等与会议有关的费用。
报销凭据 会议通知及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细发票、公务卡结算单等凭证。
政策依据 关于印发《省直机关会议费管理办法》的通知(晋财行[2014]5号)、《山西省财政厅关于2014年省直预算单位预算执行有关事项的通知》(晋财库[2014]2号)
注意事项 1、会议费报销仅限于我校主办的会议,外出参加会议按差旅费报销。
2、会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。召开行政性会议严格执行“省直机关会议费管理办法”,学术性会议严格执行“山西大学举办学术会议开支标准及财务管理办法”。
3、会议费用金额超过1万元须提供举办宾馆或单位打印的费用明细单,由旅行社开具会议费发票的,须提供会议主办方与旅行社签署的委托承办会议协议及会议开支费用明细。
4、交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出,会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回会议代表所在单位报销。
5、严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
6、不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。
7、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;不得额外配发洗漱用品。
8、会议费支付应当严格以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。
9、预算金额超过10万元需实行政府采购,单笔5万元以上实行直接支付。
 
公务接待费 定义 是指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。核算举例:列支各类公务接待费用,包括用于接待的餐费、烟、酒、茶、食品水果等费用。
报销凭据 财务票据、接待审批单和有关清单
政策依据 《党政机关国内公务接待管理规定》
注意事项 1、接待住宿应当严格执行差旅、会议管理的有关规定,接待用餐应按当地会议用餐标准制定本级接待工作餐开支标准并定期进行调整。
2、接待单位应当如实填写接待清单,接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。
3、禁止在接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用,接待单位不得组织旅游和与公务活动无关的参观,不得组织到营业性娱乐及健身场所活动,不得安排专场文艺演出,不得用任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。
4、发票金额超过1000元,需使用公务卡结算或转账支付,超过5万元需实行直接支付。
交通费(公务用车费) 定义 反映公务用车租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费、安全奖励费用等支出。
报销凭据 交通票据、租赁协议或说明
政策依据 八项规定、《党政机关厉行节约反对浪费条例》
注意事项 1、未配置公车的单位不得报销汽油费、过路过桥费、停车费、维修费等相应费用。
2、
因工作需要一次性报销3000元及以上租车费用时须提供租车合同及详细用车说明(即提供有关租车事由、地点、特殊情况的租赁说明)。
3、市政交通一卡通充值发票、预付费(或充值性)加油卡原则上不予报销,特殊工作性质人员使用太原交通一卡通除外。
4、科研经费中因科研任务所需使用私人车辆发生的市内少量停车费用、汽油费,每月最高报销金额不得超过1000元/每课题。使用私人车辆到外地出差发生的汽油费、停车费、过路费按差旅费报销,并且实行一事一报,即报销时需附出差地有效住宿票据和往返过路费票据,否则,不能报销汽油费。
5、公务车辆维修与保养费用报销,须提供维修保养单位开具的维修保养清单,其中科研经费中不得报销私人车辆维修与保养费用。
6、公务车辆维修、保养、加油、报销服务属于政府集中采购C05目录范围内,按规定不论金额大小,都必须实行政府集中采购,单笔超过5万元需实行直接支付。
培训费 定义 是指各单位开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。
报销凭据 培训通知、培训机构出具的原始明细单据等
组织培训应提供参训人员签到表、讲课费签收单等。
政策依据 关于印发《中央和国家机关培训费管理办法》的通知(财行[2013]523号)
注意事项 1、培训费实行综合定额标准,分项核定、总额控制。综合定额标准为450元/人。综合定额标准是培训费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用。各单位应在综合定额标准以内结算报销。
2、15天以内的培训按照综合定额标准控制;超过15天的培训,超过天数按照综合定额标准的80%控制;超过30天的培训,超过天数按照综合定额标准的70%控制。上述天数含报到撤离时间,报到和撤离时间分别不得超过1天。
3、讲课费执行以下标准(税后):
  (一)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;
  (二)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;
  (三)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。
4、组织培训的工作人员控制在参训人员数量的5%以内,最多不超过10人。
5、校内参与培训人员的劳务费用参照学校计酬不计量相关办法执行。
6、政府采购有要求的需实行政府采购,单笔5万元以上实行直接支付。
设备购置费 定义 是指用于购置并按财务会计制度规定纳入固定资产核算范围的办公家具、办公设备、专业设备的支出。专业设备包括教学仪器、标本模型、电教设备、音体美劳设备等具有专门用途的设备。
报销凭据 发票、固定资产入库单、采购合同(单笔超过3万元使用)、政府采购审批单
政策依据 《高等学校财务制度》
注意事项 1、行政办公设备单位价值在1000元(含)以上、教学科研部门专业设备单位价值在1500元(含)以上,家具1000元(含)以上的,使用期限在一年以上,在使用过程中保持原有物质形态的资产;需要办理固定资产登记。
2、设备购置费=设备原价+设备运杂费。设备运杂费主要由运费和装卸费、包装费、设备供销部门手续费、采购与保管费组成
3、计算机设备及软件、信息安全设备、存储设备、打印设备、显示设备、办公设备、图书档案设备、电梯、电气设备、通讯设备、广播电视电影设备、办公设备、家具等属于政府集中采购目录范围内,需实行政府集中采购,超过5万元实行直接支付。
4、专业设备、医疗设备、环境污染防治设备、消防设备、交通管理、警用设备、教学专业仪器、文艺设备、体育设备、文物与陈列品、纺织原料、毛皮、被服装具、医药品、专业物资等属于部门集中采购目录范围内,需实行部门集中采购,超过5万元实行直接支付。
5、属于政府采购非招标采购范围的,需按照“中华人民共和国财政部令74号---政府采购非招标采购管理办法”执行。
专用材料费 定义 是指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料、实验室用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和仪器、艺术部门专用材料和用品等。
报销凭据 发票、验收单、采购合同(单笔超过3万元使用)、政府采购审批单
政策依据  
注意事项 1、单张发票金额超过1000(含)元须提供售出单位的商品明细单(发票内容填开明细的除外)。
2、单价高于1000元(含)且不形成固定资产的元器件、玻璃器皿、配件等,须经实验设备处签字同意按按器材报销并出具仪器器材入库单。
3、单价高于1000元(含) 的办公耗材,如硒鼓、墨盒可直接报销。
4、单价高于1500元(含)的化工原料可直接报销。政府采购
图书资料费 定义 包括图书、期刊、报纸、科技报告、技术标准、视听资料、缩微制品,以及在业务处理过程中发生的资料收集、录入、复印、打印、翻拍、翻译等费用。反映一切印刷型(如图书、期刊等)和非印刷型(如光盘、录音带、录像带、数据库等)的文献。
报销凭据 发票、图书入库单、合同(3万元以上)
政策依据  
注意事项 1、将购买的图书和发票送到图书馆办理入库手续。
2、报销书籍费用者,除发票“商品名称”直接填写了所购书籍完整的书名以及列明了数量、单价外,必须提供书籍明细清单(如:电脑小票或其他经售货单位确认的明细清单)作为附件;
3、学院图书资料员签字,并前往图书馆办理图书类固定资产验收。
4、书籍、课本、词典、百科全书、年鉴、电子图书、期刊、声像、电子档案资料等属于部门集中采购目录范围内,不论金额大小都必须实行政府集中采购,超过5万元实行直接支付。
专利申请费和维持费 定义 专利申请费是指申请人针对一项发明创造向政府部门(国家知识产权局)提出专利申请,支付给专利局或专利局代办处专利登记费(包括公告印刷费用)和授权当年的年费、印花税等。
专利维持费指专利申请人在获得专利权后为维持其专利权有效而缴纳的费用。
报销凭据 国家专利局开具的缴费发票原件;专利事务所开具的手续费发票的原件;专利年费发票、专利登记费发票、专利证书复印件
政策依据  
注意事项 1、取得专利证书前发生的专利登记费、公告印刷费、印花税等应入其他资本性支出科目反映;取得专利证书后发生的专利维持费如授权费、专利年费、应入手续费科目反映;
2、著作权、商标权、专利权等无形资产购置支出应入其他资本性支出科目反映;
维修(护)费 定义 反映单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用,以及按规定提取的修购基金。包括行政后勤办公用一般设备、教学科研专用设备的维修费、维护费、软件升级;房屋、道路水电修缮、维护如水电材料;网络系统管网的维护等。
报销凭据 1万元以上(含1万元)的维修费报销,须凭合同、维修明细清单(注明材料费、人工费等)、经审计的工程结算单、工程验收证明、发票以及审批手续单办理报销手续;1万元以下需要发票、合同、维修明细清单(注明材料费、人工费等)
政策依据 山西省财政厅关于《印发2014-2015年度山西省政府集中采购目录及采购限额标准》的通知(晋财购[2013]13号)
注意事项 1、维修工程项目的竣工决算必须实行审计制度,统一归口由学校审计部门组织实施(通过自审或委托审计形式获得),获得审计报告后,方可到财务部门结清维修费。 ①一万元及其以上至十万元的工程项目,请提供学校审计处的审计报告。 ②十万元以上至五十万元的工程项目,请提供学校审计处委托送审的审计机构的审计报告。 ③五十万元以上的工程项目,请提供已有上级明确规定审计机构的审计报告或学校审计处委托送审的审计机构的审计报告。2、装修工程、修缮工程属于政府集中采购目录范围内,不论金额大小,都必须实行政府集中采购,超过5万元实行集中支付。3、其他工程类采购预算超过10万元不足100万元,按财政厅核对的采购方式实行部门集中采购,超过100万元(含100万元)实行政府集中采购,超过5万元实行集中支付。
加班餐费 定义 是指工作人员因工作需要不能回家用饭,需要在饭店购买餐饮的支出。
报销凭据 加班餐费报销支出情况表、发票
政策依据 中央“八项规定”和我省的四个实施办法
注意事项 1、加班餐费报销须填写加班餐费报销支出情况表,并由单位主要负责人签字;2、加班餐费报销时要注明加班事由、时间;3、加班餐费报销须注明加班的相关人员;4、加班餐费报销要严格控制标准,每人每餐不得超过25元。
劳务费 定义 是指我校支付给外单位(含个人)的费用,包括临时聘用人员、稿费、翻译费、评审费、讲座费、搬运费、清洁工费等
报销凭据 1、普通劳务费发放需提供身份证号、姓名、银行账号、金额、领款人签名。2、科研野外作业雇佣当地农民支付劳务费,需提供收款人姓名、身份证复印件、联系电话、收款条、并在情况说明中注明工作内容等。3、外来专家(含外籍专家)来校做学术报告、评审、答辩等支付劳务费时,需提供专家姓名、身份证(护照)复印件、来校任务说明、来校时间
政策依据 关于印发《中央和国家机关培训费管理办法》的通知(财行[2013]523号)、关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知(财教2011 434号文件)
注意事项 1、讲课费执行以下标准(税后):(一)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;(二)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;(三)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。
2、以会议形式组织的咨询、评审开支标准一般参照高级专业技术职称人员500-800元/人天、其他专业技术人员300-500元/人天的标准执行。会期超过两天的,第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400元/人天、其他专业技术人员200-300元/人天执行。
3、以通讯形式组织的咨询、评审、审稿开支标准一般参照高级专业技术职称人员60-100元/人次、其他专业技术人员40-80元/人次的标准执行。
4、临时工、返聘人员、外聘教师工资一般不超过校内同类人员工资标准人,超过需说明原因,并经所在部门签字盖章。
5、学生助教、助学津贴一般不超过每月3500元/人,超过3500元需说明原因,并经所在部门负责人签字盖章。    6 、特殊事项需由学校业务分管领导批准。 
基建工程 预付进度款 定义 指在项目施工过程中,我校根据施工合同的约定和实际完成工程进度量计算的各项费用总和,应向施工企业预付的工程进度款。
报销凭据 (1)建筑业统一发票或收据;(2)施工合同;(3)发改委批复文件;(4)监理公司审核的工作量进度;(5)招标公告、评标结果公告;(6)招标文件。
 
政策依据 教育部关于印发《教育部直属高校基本建设管理办法》的通知(教发〔2012〕1号)、财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、山西大学基建财务管理办法(试行)
注意事项 1、建设项目管理与财务管理分离,执行工程进度款支付“两支笔”会签制度,即分管财务、基建的副校长分别签字;支付金额200万元以上需校长签字。
2、预付进度款金额不超过工程进度量计算费用总和的80%,并且不超过合同或发改委批复总价较低者的80%;
3、2014年以后的项目在支付进度款时,还应提供政府采购的相关手续。
基建工程 竣工结算 定义 指施工企业按照合同约定完成所承包工程,经验收质量合格,并符合合同要求之后。我校根据审计报告审定的工程款总额,在扣除已支付进度款并留存一定比例的质保金后,支付给施工单位的工程款余额。
报销凭据 (1)建筑业统一发票;(2)审计报告(1万元以上);(3)付款金额不超过审计报告、施工合同或发改委批复文件中总价较低者的95%,剩余5%在质保期满后支付;
 
政策依据 教育部关于印发《教育部直属高校基本建设管理办法》的通知(教发〔2012〕1号)、财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB50500—2003)、山西大学基建财务管理办法(试行)。
注意事项 建设项目管理与财务管理分离,执行工程竣工结算支付“两支笔”会签制度,支付金额200万元以上需校长签字。
基建工程 其他服务类支出 定义 指构成基本建设实际支出,应当分摊计入交付使用资产成本的各项费用支出,包括基建工程管理费、研究试验、造价咨询、设计测量等费用支出。
报销凭据 (1)发票、明细单等原始凭证;(2)招标公告、评标结果公告;(3)招标文件;(4)中标单位合同(注明付款所依据的相关文件、优惠的百分比、实际付款金额);
 
政策依据 财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB50500—2003)等、山西大学基建财务管理办法(试行)等。
注意事项 1、建设项目管理与财务管理分离,执行工程竣工结算支付“两支笔”会签制度,支付金额200万元以上需校长签字。
2、2014年以后的项目在预付款时,还应提供政府采购相关手续。
专项维修项目借款 定义 指在维修项目施工过程中,我校根据施工合同价款和实际完成工程进度量,应向施工企业预付的工程款。
报销凭据 (1)施工合同;(2)招标公告、评标结果公告;(3)招标文件;(4)评标结果表
 
政策依据 财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、山西大学专项维修资金管理暂行办法。
注意事项 1、专项维修项目付款按照山西大学财务报销规定审批。
2、借款额不得超过合同总价的50%;
3、2014年以后的项目在预付款时,还应提供政府采购合同及政府采购资金支付通知书。
专项维修项目竣工结算 定义 指施工企业按照合同约定完成所承包工程,经验收质量合格,并符合合同要求之后。我校根据审计报告审定的工程款总额,在扣除已支付进度款并留存一定比例的质保金后,支付给施工单位的工程款余额。
报销凭据 (1)建筑业统一发票;(2)审计报告(1万元以上);(3)付款金额不超过审计报告或施工合同中总价较低者的95%,剩余5%在质保期满后支付;
 
政策依据 财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、山西大学专项维修资金管理暂行办法。
注意事项 专项维修项目付款按照“山西大学财务报销规定”办理。
专项维修 其他服务类 支出 定义 指构成维修项目实际支出,应当计入专项维修项目成本的各项费用支出,包括结算审计、造价咨询、设计测量等费用支出。
报销凭据 (1)发票、明细单等原始凭证;(2)招标公告、评标结果公告;(3)招标文件;(4)评标结果表;(5)中标单位合同(注明付款所依据的相关文件、优惠的百分比、实际付款金额);
 
政策依据 财政部 建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)、《建设工程工程量清单计价规范》(GB50500—2003)、山西大学专项维修资金管理暂行办法等。
注意事项 1、专项维修项目付款按照山西大学财务报销规定审批。
2、2014年以后的项目在付款时,还应提供政府采购合同及政府采购资金支付通知书。